Suscripciones de intercomunicadores en la nube en EE. UU.: Lo que los administradores de propiedades deben verificar

Una propuesta para un sistema de intercomunicador en la nube generalmente facilita la búsqueda del precio de la licencia por un año o por un plazo más largo. Lo que es mucho más difícil de ver es lo que ese número realmente incluye: cuántos teléfonos inteligentes se pueden conectar, qué funciones están incluidas en el plan y qué costos pueden aparecer en la renovación, durante la rotación de residentes o a medida que la propiedad se expande.

Es por eso que una empresa de administración de propiedades debe evaluar no solo el precio de la suscripción, sino también las reglas detrás del cálculo. Un proveedor puede facturar por unidad, otro por usuario o dispositivo móvil. El acceso de invitados y el historial de eventos pueden estar incluidos en un plan básico de un proveedor, pero requerir un plan de nivel superior de otro. Incluso la misma tarifa por unidad puede representar un conjunto de funciones diferente y una carga de trabajo administrativo diferente para el personal de la propiedad.

A continuación, analizamos los términos que deben verificarse antes de firmar un acuerdo, desde la unidad de facturación y el número de licencias hasta los términos de renovación y el soporte posterior al lanzamiento. Luego aplicamos la misma lógica a BAS-IP Link Cloud para el mercado estadounidense.

Alcance. Los precios, los términos de licencia y los ejemplos en este artículo se aplican al mercado estadounidense. Los términos comerciales, impuestos, servicios de socios y la disponibilidad de funciones individuales pueden diferir en otros países.

En resumen. Para el mercado estadounidense, BAS-IP Link Cloud Basic comienza en $12 por unidad al año y Plus en $32. Para 100 unidades sin dispositivos dentro de los apartamentos que incluyan licencias, Basic a diez años cuesta $9,600 y Plus cuesta $25,800, con un promedio de $0.80 y $2.15 por unidad al mes. Antes de comparar propuestas, verifique la unidad de facturación, el número de licencias móviles incluidas y las funciones en el plan seleccionado.

Cómo comparar propuestas

La mejor manera de comparar propuestas es paso a paso: primero identifique la unidad de facturación, luego el número de licencias, las funciones requeridas y el costo durante el plazo seleccionado.

Primero, determine por qué se le está cobrando

Incluso una tarifa específica, por ejemplo, un precio por unidad al año, le dice muy poco hasta que sepa cuál es la unidad de facturación. Los proveedores pueden calcular una suscripción en la nube en función del número de unidades (apartamentos), usuarios, dispositivos móviles, puertas, edificios individuales o paquetes de licencias.

Por ejemplo, una propiedad puede tener 100 unidades, 180 residentes adultos y 220 teléfonos inteligentes que deben conectarse. Con el precio por unidad, el cálculo se basa en 100 unidades; con el precio por dispositivo móvil, se basa en 220 dispositivos. Por lo tanto, sus datos de entrada deben enumerar el número de unidades, usuarios y teléfonos inteligentes por separado.

En la práctica, incluso la misma redacción «por unidad» puede cubrir un nivel diferente de servicio. ButterflyMX publica una tarifa de software de $30 a $42 por unidad al año. 2N My2N utiliza una tarifa de $40 por unidad al año para proyectos residenciales en EE. UU. una vez que se agotan las licencias incluidas, y $27 por dispositivo al año para propiedades comerciales. BAS-IP Link Cloud, en el modelo discutido aquí, utiliza un paquete por unidad de hasta cinco licencias móviles. Por lo tanto, comparar solo la tarifa «por unidad» no es suficiente: también debe tener en cuenta el número de dispositivos, las licencias incluidas y las reglas para su uso.

Licencias basadas en paquetes: cómo calcular lo que necesita

Cuando las licencias se venden en paquetes, es importante comprender a qué se asigna cada paquete y cómo se gestiona. Un paquete se puede asignar a una unidad, una propiedad u otro elemento del sistema. Esto afecta los datos utilizados para fijar precios, las reglas de expansión y cómo se reasigna el acceso cuando los residentes se mudan.

Con BAS-IP Link Cloud Basic, se compra un paquete separado de hasta cinco licencias móviles para cada unidad. El paquete se asigna a esa unidad y las licencias de diferentes unidades no se agrupan. Este modelo hace que los costos sean predecibles a nivel de unidad y permite que el acceso se reasigne cuando los residentes cambian sin tener que reemplazar el hardware.

Cada dispositivo móvil conectado utiliza una licencia. Para un cálculo preciso, especifique cuántos teléfonos inteligentes en cada unidad necesitan recibir llamadas del intercomunicador.

Para una propiedad de 100 unidades donde cada unidad necesita la aplicación, el requisito máximo de Basic es de 100 paquetes pagos —uno por unidad— antes de contabilizar las licencias incluidas proporcionadas por dispositivos BAS-IP compatibles registrados. Cada conjunto de dos licencias incluido se asigna a una unidad específica y puede reducir la cantidad de paquetes Basic pagos necesarios si dos teléfonos inteligentes son suficientes para esa unidad. Si una unidad necesita más de cinco licencias móviles, se puede agregar un paquete Basic adicional para esa unidad.

El cálculo utiliza dos horizontes de referencia —un año y diez años— y no es una lista de precios completa. Por cuestiones de comparabilidad, asume una propiedad de 100 unidades sin dispositivos registrados dentro del apartamento que incluyan licencias Basic. Basic y Plus se ofrecen por diferentes períodos, por lo que se deben solicitar los precios para tres, cinco u otro número de años para el plan seleccionado. Las cifras se basan en los precios recomendados por BAS-IP en EE. UU. a partir de julio de 2026.

El registro de un dispositivo BAS-IP compatible en Link Cloud proporciona dos licencias de la aplicación móvil Basic incluidas durante diez años. Las licencias se asignan a una unidad específica y no se agrupan entre unidades. Al calcular el plan Basic, estas licencias incluidas pueden reducir la necesidad de paquetes Basic pagos. Para una unidad en el plan Plus, no se combinan con Plus: Basic y Plus no se pueden asignar a la misma unidad al mismo tiempo. Por lo tanto, el cálculo final debe comenzar con un inventario de dispositivos compatibles y la distribución de licencias incluidas por unidad. La regla general se describe en la página de BAS-IP Link Cloud. Los costos de licencia no son el costo total del sistema de intercomunicación; el hardware, la instalación, el cableado, las cerraduras, la infraestructura de red, los impuestos y los servicios de socios locales tienen precios separados.

Para obtener una visión detallada de cómo los monitores interiores y la aplicación móvil afectan la configuración y el costo del sistema, consulte «Aplicación móvil o monitor interior: ¿Cuál debería elegir?». Para comparar con una propiedad de referencia de 50 unidades, consulte «¿Qué conforma el costo de un sistema de videoportero en EE. UU.?».

Verifique qué incluye la suscripción

Dos sistemas pueden costar lo mismo por unidad y al mismo tiempo ofrecer capacidades muy diferentes. Compare casos de uso específicos en lugar de nombres de planes: cuántos teléfonos inteligentes se pueden conectar, si se puede abrir una puerta sin una llamada entrante, qué credenciales temporales están disponibles, cuánto tiempo se conserva el historial de eventos y si se puede exportar. Compruebe también las integraciones de ascensores y otros sistemas del edificio, la gestión centralizada de múltiples propiedades, la región de alojamiento de datos y el proceso para eliminar datos después de que finalice el acuerdo.

No elija el plan de nivel superior «por si acaso». Primero, defina los procesos operativos reales de la propiedad: cómo responden las llamadas los residentes, quién emite el acceso de invitados, si los contratistas necesitan credenciales temporales, qué áreas comunes están conectadas al sistema y si se requiere una gestión centralizada en varios edificios.

Basic o Plus: cómo elegir un plan para cada unidad

Una vez que el conjunto de funciones requerido esté claro, se puede seleccionar el nivel de servicio para cada unidad. Basic cubre los casos principales de uso móvil: llamadas hacia y desde la aplicación, historial de llamadas, apertura de puertas durante una llamada y capturas automáticas de la cámara. Plus incluye funciones Basic y agrega gestión de acceso avanzada: pases temporales QR, PIN y URL, acceso mediante reconocimiento de matrículas de vehículos desde la aplicación, apertura de puertas a distancia sin llamada previa, Apple Watch y Siri, conserje web, troncales SIP, control de ascensores y reserva de áreas comunes y recursos de la propiedad.

Estos son los precios iniciales recomendados para el mercado estadounidense a partir de julio de 2026, no una lista de precios completa. Basic y Plus están disponibles para diferentes períodos, por lo que se deben solicitar los precios para el plan y el horizonte temporal seleccionados. Plus incluye las funciones Basic. La lista completa de funciones está disponible en la página de BAS-IP Link Cloud.

Basic y Plus se asignan a nivel de unidad. Un solo proyecto puede incluir algunas unidades en Basic y otras en Plus, pero la misma unidad no puede tener ambos planes al mismo tiempo. Cuando se agrega un dispositivo BAS-IP compatible, se asignan automáticamente dos licencias Basic incluidas a esa unidad; si se necesitan licencias Basic adicionales, se puede agregar otro paquete Basic para la misma unidad.

Datos, seguridad y términos de salida

Una suscripción en la nube cubre más que solo llamadas. También implica registros de eventos, fotos, credenciales y datos de usuarios. Antes de firmar un acuerdo, confirme la región de alojamiento de datos, los períodos de retención, las copias de seguridad, los controles de acceso, las opciones de exportación y el proceso para eliminar datos una vez finalizada la relación.

La página de BAS-IP Link Cloud indica que los centros de datos utilizados por el servicio cuentan con la certificación ISO 27001. Esta declaración se aplica a la infraestructura del centro de datos y, por sí sola, no significa que el sistema de gestión de seguridad de la información del propio BAS-IP cuente con la certificación ISO 27001. Si los requisitos de adquisición exigen la certificación o una auditoría del proveedor mismo, debe confirmarse por separado para el proyecto específico. Si se utiliza reconocimiento facial u otros identificadores biométricos, revise por separado los requisitos legales estatales aplicables para el consentimiento, la retención y la eliminación de datos biométricos.

Rotación de residentes y administración diaria

Una vez seleccionado el plan, comienza la administración diaria del sistema. Los residentes se mudan, cambian de teléfono, agregan miembros de la familia y revocan el acceso de antiguos ocupantes. Para una empresa de administración de propiedades, estas tareas afectan no solo la comodidad de los residentes sino también la carga de trabajo del personal.

Antes de comprar, confirme quién se encarga del reemplazo de usuarios y cuánto tiempo lleva el proceso. Con BAS-IP, el paquete de acceso móvil permanece asignado a la unidad, y la empresa de administración de propiedades reemplaza al usuario cuando cambia un residente. Esto evita tener que comprar una nueva licencia o reemplazar el hardware en cada mudanza.

También vale la pena decidir de antemano quién creará los usuarios, revisará los derechos de acceso y ayudará a los residentes a instalar la aplicación. Incluso un portal web conveniente todavía requiere un proceso interno claro y un responsable asignado.

Renovaciones y continuidad del servicio

Los términos de renovación se definen mejor cuando se selecciona el sistema: la primera fecha de renovación, la tarifa aplicable, cómo pueden cambiar los precios, el período de notificación, si se aplica la renovación automática y cómo se puede desactivar. Cuando vence el plan Basic, las llamadas móviles a través de Link App requieren renovación. El panel de entrada y el monitor interior continúan funcionando localmente; el vencimiento de una licencia móvil no desactiva el hardware instalado. Cuando Plus expira, las funciones adicionales Plus dejan de funcionar.

Si la nube no está disponible temporalmente, el hardware continúa funcionando localmente: el acceso mediante tarjetas y otras credenciales almacenadas en los dispositivos, así como la comunicación entre los dispositivos conectados localmente, siguen estando disponibles. Es posible que la aplicación móvil y las funciones remotas de la nube no estén disponibles durante ese período.

Cinco preguntas sobre renovación. ¿Cuándo vence la primera renovación? ¿Puede cambiar la tarifa y existe un límite en los aumentos? ¿Se utiliza la renovación automática y cómo se puede desactivar? ¿Qué sigue funcionando sin renovación? ¿Se puede renovar la licencia anticipadamente para evitar una interrupción de las funciones móviles?

La aplicación móvil de BAS-IP se puede descargar sin cargo; una licencia activa paga el acceso a la plataforma en la nube y las funciones móviles. Este modelo se explica con más detalle en «Una aplicación de intercomunicador gratuita no significa software gratuito».

Responsabilidades de soporte después del lanzamiento

El modelo en la nube transfiere el alojamiento, las actualizaciones y el mantenimiento de la plataforma de software a BAS-IP. La propiedad sigue siendo responsable de su red física, puertas, cerraduras, dispositivos y solicitudes de soporte de los residentes, por lo que las funciones del fabricante, el socio local y la empresa de administración de propiedades deben definirse con anticipación.

Las obligaciones de garantía también deben documentarse antes de firmar el acuerdo. BAS-IP establece una garantía de tres años para el hardware; el software en la nube y las funciones cuentan con soporte mientras la licencia esté activa. Separar el costo de las licencias en la nube, el hardware de BAS-IP, los servicios de socios locales y las plataformas de terceros hace que el presupuesto sea transparente. Esta estructura brinda a la propiedad soporte local de Nivel 1, mientras que BAS-IP sigue siendo responsable de la plataforma en la nube y el soporte del producto para el socio.

Cómo calcular los costos plurianuales

Una vez que la combinación de licencias, funciones y servicios estén claros, la propuesta puede evaluarse durante el horizonte temporal seleccionado. El primer año muestra el impacto presupuestario inicial, mientras que el cálculo a diez años muestra el modelo a largo plazo y el costo mensual efectivo por unidad. Los períodos intermedios deben calcularse utilizando solo los términos realmente disponibles para el plan seleccionado: Basic y Plus tienen diferentes opciones de plazos. La propuesta también debe indicar si el precio es fijo para todo el plazo de pago por adelantado, cómo puede cambiar la tarifa en la próxima renovación y cómo se fijan los precios para los períodos que no coinciden con un solo plazo disponible.

Fórmula de trabajo. Costo de suscripción a la nube por un período = cantidad facturable × tarifa para el plazo seleccionado + funciones complementarias requeridas + costos de expansión confirmados.

La expansión planificada se debe modelar como un escenario separado: un segundo edificio, puertas nuevas, unidades adicionales y crecimiento en la cantidad de dispositivos móviles. Los costos de licencia no deben describirse automáticamente como el costo total de propiedad (TCO). Por lo general, excluyen hardware, instalación, cableado, cerraduras, infraestructura de red, visitas de servicio de campo y los costos internos de la empresa de administración de propiedades. La estructura presupuestaria completa (hardware, software, infraestructura, implementación y operaciones) se trata en «¿Qué conforma el costo de un sistema de videoportero en EE. UU.?».

Catorce preguntas que debe hacer antes de firmar un acuerdo

Utilice esta lista de verificación al solicitar y comparar propuestas.

Conclusión

Una tarifa anual por sí sola dice muy poco sobre el costo real de un sistema de intercomunicador en la nube. Las propuestas se vuelven comparables solo cuando la misma propiedad se evalúa utilizando la misma unidad de facturación, las licencias ya incluidas, el nivel de funciones requerido y el costo durante el plazo seleccionado. Ese cálculo, no el precio de una sola licencia, es lo que debe guiar la elaboración de presupuestos y las comparaciones de proveedores.